Entenda a Portaria Terceirizada e Seus Benefícios

Portaria terceirizada é uma solução cada vez mais buscada por empresas e condomínios que desejam otimizar a gestão e reduzir custos. Neste artigo, você irá entender os conceitos básicos sobre essa prática. Descobrir suas vantagens. Aprender como escolher um prestador de serviços e muito mais. Continue lendo para saber como a portaria terceirizada pode facilitar sua rotina.

O que é portaria terceirizada

A portaria terceirizada é um serviço que consiste na delegação das funções de portaria para uma empresa especializada. Isso implica na gestão de tarefas como o controle de acesso, atendimento aos visitantes, e a realização de atividades administrativas que garantem o funcionamento eficiente de um prédio ou organização.

Esse modelo proporciona às empresas e condomínios a possibilidade de contar com profissionais qualificados, treinados e capacitados para desempenhar essas funções, sem a necessidade de manter um quadro de funcionários interno. Além disso, a portaria terceirizada pode oferecer flexibilidade, pois é possível ajustar o número de funcionários conforme a demanda.

Por meio desse serviço, é possível não apenas garantir a segurança e o bom atendimento aos usuários, mas também otimizar os custos operacionais, já que o pagamento é feito com base em um contrato acordado, evitando gastos com encargos trabalhistas e benefícios.

Vantagens da portaria terceirizada

A adesão à portaria terceirizada apresenta diversas vantagens que podem impactar positivamente a gestão de empresas e condomínios. Aqui estão algumas das principais:

• Custo reduzido: Ao optar pela terceirização, as organizações eliminam gastos com encargos trabalhistas e benefícios, resultando em uma significativa economia financeira.
• Profissionais capacitados: As empresas especializadas em portaria geralmente oferecem treinamento constante para seus funcionários, garantindo que a equipe esteja sempre atualizada e preparada para lidar com diversas situações.
• Foco na atividade principal: Com a portaria sendo gerida por uma empresa externa, a administração pode concentrar seus esforços em áreas estratégicas para o negócio, aumentando a eficiência e a produtividade.
• Flexibilidade: A portaria terceirizada permite ajustar a quantidade de profissionais conforme a demanda do momento, como em ocasiões especiais ou períodos de maior movimento.
• Segurança aprimorada: Com uma equipe dedicada e treinada, é possível implementar práticas de segurança mais eficazes, contribuindo para a proteção de espaços e pessoas.
• Atendimento profissional: Empresas de portaria terceirizada costumam prezar pela qualidade no atendimento, melhorando a experiência tanto dos moradores quanto dos visitantes.

Como funciona a portaria terceirizada

O funcionamento da portaria terceirizada é baseado em um contrato firmado entre a empresa contratante e a prestadora de serviços de portaria. A seguir, estão as etapas principais desse processo:

• Contratação do serviço: Inicialmente, a empresa ou condomínio define suas necessidades específicas e entra em contato com uma empresa de portaria. Juntas, elas elaboram um plano que inclui as funções a serem desempenhadas e o número de profissionais necessários.
• Treinamento e integração: Após a contratação, a empresa prestadora realiza o treinamento dos portadores, orientando-os sobre as particularidades do local, como regras de conduta, protocolos de segurança e atendimento ao público.
• Designação de funções: Os profissionais designados para a portaria começam a realizar as atividades acordadas, que podem incluir controle de acesso, registro de visitantes, atendimento telefônico e auxílio em questões administrativas.
• Supervisão constante: A empresa terceirizada se responsabiliza pela supervisão dos serviços prestados, realizando visitas regulares para avaliar o desempenho da equipe e garantir que tudo esteja sendo conduzido conforme o contrato.
• Ajustes e feedback: Tanto a empresa prestadora quanto a contratante devem manter um canal de comunicação aberto para discutir ajustes necessários, feedback sobre o serviço e aprimoramento das atividades.

Essa estrutura garante que a portaria terceirizada funcione de forma eficiente, atendendo a todas as demandas e exigências dos clientes, sempre com foco na qualidade e segurança.

Diferença entre portaria terceirizada e interna

Entender as diferenças entre a portaria terceirizada e a portaria interna é fundamental para escolher a melhor opção para sua empresa ou condomínio. Veja as principais distinções a seguir:

• Modelo de contratação: A portaria interna envolve a contratação direta de funcionários, que se tornam parte do quadro de funcionários da empresa ou condomínio, enquanto a portaria terceirizada é prestada por uma empresa especializada, de forma contratual.
• Custos envolvidos: A portaria interna geralmente implica em custos elevados relacionados a salários, encargos trabalhistas, férias e outros benefícios. Por outro lado, a portaria terceirizada oferece um custo fixo por meio de contrato, reduzindo gastos adicionais.
• Treinamento e qualificação: Na portaria interna, a empresa é responsável pela seleção, treinamento e capacitação de seus funcionários. Na terceirizada, a empresa prestadora trata desse aspecto, garantindo que os profissionais estejam sempre atualizados.
• Flexibilidade: A portaria terceirizada permite ajustes na quantidade de funcionários conforme a demanda, enquanto a interna pode ser menos flexível, necessitando de processos mais burocráticos para mudanças.
• Foco na operação: Com a portaria terceirizada, a administração pode concentrar seus esforços em outras atividades essenciais do negócio, enquanto a portaria interna pode desviar a atenção da gestão principal com questões operacionais.

Em resumo, enquanto a portaria interna assegura uma maior proximidade e controle sobre a equipe, a portaria terceirizada traz benefícios significativos em termos de custo, qualificação e eficiência, sendo uma escolha cada vez mais popular.

Dicas para escolher uma empresa de portaria

Selecionar a empresa certa para serviços de portaria é essencial para garantir uma operação eficiente e segura. Aqui estão algumas dicas para ajudá-lo nessa escolha:

• Pesquise sobre a reputação da empresa: Verifique a reputação da empresa no mercado. Confira avaliações de clientes anteriores e solicite referências para entender sua experiência com a prestadora.
• Verifique a experiência no setor: A experiência é um ponto crucial na escolha de uma empresa de portaria. Prefira aquelas que possuem um histórico consolidado e expertise em seu segmento específico.
• Analise os serviços oferecidos: Avalie quais serviços a empresa de portaria oferece. Certifique-se de que ela pode atender a todas as suas necessidades, como controle de acesso, atendimento ao público e gestão de correspondências.
• Considere a formação e o treinamento da equipe: Pergunte sobre o processo de seleção e treinamento dos profissionais que atuarão na portaria. Uma equipe bem treinada e preparada é fundamental para oferecer um bom atendimento e garantir a segurança.
• Solicite propostas claras: Ao entrar em contato com diferentes empresas, peça propostas detalhadas que incluam custos e responsabilidades. Compare para encontrar a melhor relação custo-benefício.
• Verifique a disponibilidade de suporte: Uma boa empresa de portaria deve oferecer suporte contínuo e estar disponível para resolver quaisquer problemas que possam surgir durante a prestação de serviços.

A escolha da empresa certa pode fazer toda a diferença na eficiência da gestão da portaria, garantindo não apenas segurança, mas também um ambiente agradável para moradores e visitantes.

Custos da portaria terceirizada

Os custos da portaria terceirizada podem variar dependendo de diversos fatores, mas geralmente apresentam uma estrutura que pode ser compreendida de maneira clara.
A seguir, examine os principais elementos que influenciam o custo desse serviço:

• Tipo de serviço: Os valores podem ser diferentes com base nas funções que a empresa de portaria irá desempenhar.
  Serviços básicos como controle de acesso e recepção costumam ter valores diferentes dos que incluem funções mais complexas.
• Número de profissionais: O custo total será proporcional ao número de profissionais contratados para a portaria.
  Mais funcionários geralmente significam custos mais elevados, mas podem ser necessários para atender às demandas do local.
• Duração do contrato: Muitas empresas oferecem tarifas mais competitivas para contratos de longa duração.
  Portanto, o tempo de contratação pode impactar o custo mensal do serviço.
• Localização: A região geográfica onde a portaria será prestada pode influenciar nos preços.
  Cidades maiores ou áreas com maior custo de vida geralmente têm tarifas mais altas.
• Serviços adicionais: Caso precise de serviços extras, como vigilância armada ou monitoramento por câmeras,
  é importante entender que esses serviços podem adicionar valores significativos à fatura mensal.
• Negociações: Algumas empresas estão abertas a negociações, especialmente para contratos de longo prazo.
  Portanto, é interessante discutir as possibilidades para encontrar um preço que atenda o seu orçamento.

Compreender todos esses fatores ajudará na tomada de decisão ao optar pela portaria terceirizada,
permitindo que você escolha a melhor solução em termos de custo-benefício.

Conclusão

Após explorar os diversos aspectos relacionados à portaria terceirizada, é evidente que essa solução oferece vantagens significativas, como redução de custos, flexibilidade e acesso a profissionais qualificados.

A decisão entre optar pela portaria interna ou terceirizada deve levar em conta as necessidades específicas de cada empresa ou condomínio.

A importância de contratar uma empresa de portaria confiável não pode ser subestimada, já que isso impacta diretamente na segurança e na eficiência do atendimento.

Considerando as dicas e informações apresentadas, você estará mais preparado para fazer a escolha certa.

Convidamos você a compartilhar suas experiências ou dúvidas sobre portaria terceirizada, e explorar ainda mais conteúdos sobre como otimizar a gestão do seu espaço.

Como você pretende aplicar o conhecimento adquirido neste artigo na sua prática diária? Pense nisso e comece a fazer a diferença hoje mesmo!